كان مكتب ما قبل الجائحة هو المنصة الأساسية لكيفية تواصلنا في العمل. على الرغم من وجود خوف مبدئي من أن العالم لم يكن جاهزًا للعمل عن بُعد، فقد تلاشى ذلك سريعًا، ويرجع ذلك في جزء كبير منه إلى التقدم السريع للتكنولوجيا التي ساعدت فرق العمل على البقاء منتجة.
ومع ذلك، على الرغم من ظهور أدوات فعالة، فقدنا تلك اللحظات المصادفة مع الزملاء، والتعاون الجماعي العميق، والقدرة على الحصول على إجابات سريعة من زملائنا الذين كانوا على بعد نقرة واحدة.
ولكن الآن، تفتح المكاتب مرة أخرى، ونحن نواجه تحديات جديدة لجعل العمل المكتبي والعمل عن بُعد منصفًا. نحن بحاجة إلى التأكد من أن الفرصة المهنية للفرد لا تقتصر على القرب الجغرافي من مكتبهم أو فريقهم. تختلف طريقة عملنا اليوم، لذلك نحتاج إلى تكييف التقنيات والأدوات التي استخدمناها دائمًا من أجل "الوضع الطبيعي الجديد". إذا تم ذلك بشكل صحيح، فيمكنهم مساعدتنا في بناء العلاقات والاتصالات بغض النظر عن مكان مكتبنا.
ومع ذلك، على الرغم من ظهور أدوات فعالة، فقدنا تلك اللحظات المصادفة مع الزملاء، والتعاون الجماعي العميق، والقدرة على الحصول على إجابات سريعة من زملائنا الذين كانوا على بعد نقرة واحدة.
ولكن الآن، تفتح المكاتب مرة أخرى، ونحن نواجه تحديات جديدة لجعل العمل المكتبي والعمل عن بُعد منصفًا. نحن بحاجة إلى التأكد من أن الفرصة المهنية للفرد لا تقتصر على القرب الجغرافي من مكتبهم أو فريقهم. تختلف طريقة عملنا اليوم، لذلك نحتاج إلى تكييف التقنيات والأدوات التي استخدمناها دائمًا من أجل "الوضع الطبيعي الجديد". إذا تم ذلك بشكل صحيح، فيمكنهم مساعدتنا في بناء العلاقات والاتصالات بغض النظر عن مكان مكتبنا.
تكييف الأدوات والتقنية للعمل الهجين
لقد أعاق الجميع تقريبًا بسبب إعداد العمل في المنزل من عدم وجود شاشة ثانية في مكتبهم المنزلي، إلى فقدان الأدوات المتاحة في المكتب، إلى عدم وجود الوقت أو المساحة للتركيز. في Meta، قمنا ببناء أدوات العمل لإبقاء الموظفين متصلين ومشاركين ومطلعين على اطلاع لسنوات. وهذه الأدوات هي التي مكنت موظفينا من أن يكونوا منتجين عندما بدأنا العمل من المنزل.
يحتاج الأشخاص إلى الشعور بأنهم مشمولون وأن لديهم نفس "مساحة الشاشة" مثل الآخرين بغض النظر عما إذا كانوا ينضمون إلى مكالمة فيديو عن بُعد أو من المكتب. هذه بعض أهم الأشياء التي تعلمناها وكيف قمنا بتكييف اجتماعات الفيديو لجعلها أكثر إنصافًا وشمولية.
1- السؤال عن الحاجة للاجتماع: ليس كل تحديث حالة أو عصف ذهني أو مكالمات محادثة للاجتماع. من الأفضل القيام ببعض الأعمال بشكل غير متزامن لأنه يمنح الأشخاص مزيدًا من الوقت للتفكير وتقديم ملاحظات مدروسة. ضع في اعتبارك هذا الأمر ديناميكيًا قبل تقديم طلب إلى تقاويم الأشخاص.
2- قم بإعداد اجتماعك للنجاح: في جوهرها، الاجتماعات المختلطة الجيدة هي مجرد اجتماعات جيدة الإدارة. لقد وجدنا أن عقد اجتماعات مختلطة فعالة وشاملة يتطلب القليل من الإعداد المسبق للاجتماع وتهيئة مساحات الاجتماعات بحيث يمكن رؤية الجميع وسماعهم. ابدأ بتمكين المشاركة العادلة من خلال القيام بأشياء مثل مشاركة القراءات المسبقة أو جدول الأعمال مقدمًا. بعد ذلك، قم بإجراء اجتماعاتك بحيث تكون قواعد المشاركة واضحة - على سبيل المثال، طرح الأسئلة حتى النهاية أو استخدام أداة "اليد المرفوعة". بعد الاجتماع، تابع عن طريق إرسال مستند بالقرارات التي تم اتخاذها وبنود الإجراءات للجميع، بما في ذلك أولئك الذين ربما فاتهم الاجتماع.
3- شخص واحد، صندوق واحد: تمامًا مثل أي شخص آخر، أمضينا معظم الجائحة في إجراء جميع اجتماعاتنا على مكالمات الفيديو، مع تمثيل الجميع بصندوق فردي على الشاشة. ولكن مع العمل الهجين، لا نريد أن يشعر أولئك الذين يعملون عن بُعد بأنهم مستبعدون، لذلك غالبًا ما يكون لدينا الجميع، حتى لو كانوا معًا في غرفة اجتماعات، اتصل من خلال الكمبيوتر المحمول الخاص بهم واستخدم صوت غرفة الاجتماعات حتى يكون الجميع على اتصال على قدم المساواة، بغض النظر عن الموقع.
4- تكبير الكاميرا: بغض النظر عن مكان وجودك، عندما تكون في مكالمة فيديو، قم بتحسين الإعداد المادي الخاص بك عن طريق تكبير الكاميرا حتى يتمكن الآخرون في المكالمة من رؤيتك حقًا، خاصة إذا كنت في غرفة اجتماعات أكبر في المكتب. يتيح ذلك للأشخاص رؤية التعبيرات والإشارات غير اللفظية التي تساعدك على التواصل بشكل أكثر فعالية. ولا تنس كتم الصوت عندما لا تتحدث.
5- تخصيص شاشة لمكالمات الفيديو: نستخدم أجهزة الاتصال عبر الفيديو Meta Portal كشاشة مخصصة للاجتماعات، ولكن يمكنك أيضًا تخصيص شاشة إضافية لهذا الغرض. يتيح لك التركيز على المكالمة والتواصل مع زملائك، مع توفير مساحة للكمبيوتر المحمول أيضًا حتى تتمكن من الاستمرار في الإنتاجية من خلال تدوين الملاحظات أو مشاركة عرض تقديمي.
6- استخدم تطبيقات الإنتاجية لتوصيل فريقك: هناك العديد من أدوات الاتصالات التجارية مثل Workplace من Meta و Microsoft Teams التي تبقي الجميع على اتصال. تتيح هذه الأدوات للفرق إنشاء مساحات مخصصة بسهولة لتبادل الأفكار ومشاركة المعلومات وتوثيق القرارات وبناء المجتمع. كما أنها تتيح لك تفويت الاجتماعات دون تفويت أي معلومات مهمة لأنه يمكن توثيقها وأرشفتها حتى يتمكن الأشخاص من الرجوع إليها عند الحاجة.
7- جرب تقنية جديدة لتغيير الوضع: مواجهة التعب أمر حقيقي. ستكون metaverse واحدة من "الأدوات" التي ستساعدنا على العمل بذكاء وتقديم طرق جديدة للتعاون في كل من المساحات المادية والافتراضية. تُعقد بعض اجتماعاتنا اليوم عبر VR في "غرفة اجتماعات". على الرغم من أن كل شخص يتم تمثيله من خلال الصورة الرمزية، إلا أنك تشعر وكأنك في نفس الغرفة. والتغيير البسيط في التكنولوجيا يجلب طاقة جديدة إلى الاجتماع.
لقد غيرت التجربة التي مررنا بها جميعًا خلال الوباء الطريقة التي تفكر بها الشركات في مستقبل العمل وطرق التواصل والتعاون وتدريب الموظفين. سيجعلنا التعاون الأكثر سلاسة أكثر إنتاجية وكفاءة بينما نبني لمستقبل لا داعي للقلق بشأن مكان تواجد الزملاء والأماكن التي نشعر بالارتباط بها والحاضر مع زملائنا في العمل - حتى عندما لا نكون معًا جسديًا.
