New Microsoft Outlook Settings Give Everyone a Break Between Meetings
أجرت Microsoft الكثير من الأبحاث حول تأثيرات الاجتماعات المتتالية عبر الإنترنت، والنتائج لا تبدو جيدة. على هذا النحو، يضيف عملاق البرامج ميزة جديدة إلى Outlook يمكنها إضافة أوقات استراحة إلزامية إلى الاجتماعات المجدولة.
فواصل اجتماع Microsoft الجديد في Outlook
كما ورد في Microsoft WorkLab، تريد الشركة مساعدة الجميع في زيارة دورة المياه أو تحضير فنجان من الشاي أو القهوة لأنفسهم قبل الاجتماع التالي.
في السابق، اتبع Outlook أسلوبًا يسمح للمنظمين بجعل الاجتماعات تبدأ وتنتهي على مدار الساعة. كان ذلك منطقيًا في ذلك الوقت لأنه إذا أراد شخص ما استضافة اجتماع مدته ساعة، فعادة ما يضبطه على الساعة وينتهي في الساعة.
تبدأ المشاكل عندما يقوم شخص ما بجدولة اجتماعات متعددة متتالية. نظرًا لأن هذه الاجتماعات تبدأ وتنتهي في الساعة افتراضيًا، لم يكن لدى الحاضرين الوقت لأخذ قسط من الراحة أو ترتيب أنفسهم. بمجرد انتهاء اجتماع، من المقرر أن يبدأ اجتماع آخر في نفس الوقت بالضبط.
الآن، يسمح Outlook للمؤسسة بتعيين فترة راحة إلزامية بعد الاجتماع. أوقات الراحة قابلة للتخصيص لتناسب احتياجات العمل وتمنع عقد اجتماعين متتاليين دون إعطاء الحاضرين فرصة لأخذ قسط من الراحة.
لماذا تدعو Microsoft إلى التوقف في الاجتماعات
تسبب جائحة الفيروس التاجي في تحول كبير في عالم الأعمال. فجأة، اضطرت المنظمات إلى إعادة خلق تشابه مع الحياة المكتبية العادية بينما كان الجميع عالقين في المنزل في حالة إغلاق.
على هذا النحو، بدأ عهد جديد من اجتماعات الصوت والفيديو. سرعان ما حل الاتصال ببعضنا البعض بشأن خدمات مثل Microsoft Teams محل الاجتماع الشخصي، وغيّر بشكل جذري كيفية إنجاز الشركات لعملها.
حتى أن Microsoft فكرت في بناء مقاييس لمراقبة كيفية سير الأعمال التجارية عبر الإنترنت. من شأن أحد التحديثات المقترحة أن تجعل Microsoft Teams تتحقق من مظهر الحاضرين بالملل وتقديم المشورة للمنظمين حول كيفية جعل اجتماعاتهم أفضل.
ومع ذلك، أصبحت الاجتماعات المتتالية عبر الإنترنت هي القاعدة الجديدة. وكما أوضحت Microsoft في المقالة أعلاه، فإن القيام بذلك يتسبب في شعور الحاضرين بمزيد من التوتر وفقدان التركيز. لهذا السبب يدفع عملاق البرمجيات لإضافة فترات راحة إلزامية للاجتماعات عبر الإنترنت.
جعل العمل عن بعد أقل إجهادًا
أظهرت دراسات Microsoft أن الذهاب إلى اجتماعات متتالية يؤدي إلى خسائر ذهنية هائلة على الحاضرين. الآن، يمكن للمؤسسات تحديد أوقات الراحة الإلزامية بعد الاجتماعات للسماح للموظفين بالتعافي والاستعداد للاجتماعات التالية.
هل تعلم أن هذه الحالة العقلية المعينة لها اسم غير رسمي؟ يطلق عليه "Zoom fatigue"، ويمكنك التغلب عليه بأخذ فترات راحة وإخفاء كاميرا الويب الخاصة بك بين الحين والآخر.
فواصل اجتماع Microsoft الجديد في Outlook
كما ورد في Microsoft WorkLab، تريد الشركة مساعدة الجميع في زيارة دورة المياه أو تحضير فنجان من الشاي أو القهوة لأنفسهم قبل الاجتماع التالي.
في السابق، اتبع Outlook أسلوبًا يسمح للمنظمين بجعل الاجتماعات تبدأ وتنتهي على مدار الساعة. كان ذلك منطقيًا في ذلك الوقت لأنه إذا أراد شخص ما استضافة اجتماع مدته ساعة، فعادة ما يضبطه على الساعة وينتهي في الساعة.
تبدأ المشاكل عندما يقوم شخص ما بجدولة اجتماعات متعددة متتالية. نظرًا لأن هذه الاجتماعات تبدأ وتنتهي في الساعة افتراضيًا، لم يكن لدى الحاضرين الوقت لأخذ قسط من الراحة أو ترتيب أنفسهم. بمجرد انتهاء اجتماع، من المقرر أن يبدأ اجتماع آخر في نفس الوقت بالضبط.
الآن، يسمح Outlook للمؤسسة بتعيين فترة راحة إلزامية بعد الاجتماع. أوقات الراحة قابلة للتخصيص لتناسب احتياجات العمل وتمنع عقد اجتماعين متتاليين دون إعطاء الحاضرين فرصة لأخذ قسط من الراحة.
لماذا تدعو Microsoft إلى التوقف في الاجتماعات
تسبب جائحة الفيروس التاجي في تحول كبير في عالم الأعمال. فجأة، اضطرت المنظمات إلى إعادة خلق تشابه مع الحياة المكتبية العادية بينما كان الجميع عالقين في المنزل في حالة إغلاق.
على هذا النحو، بدأ عهد جديد من اجتماعات الصوت والفيديو. سرعان ما حل الاتصال ببعضنا البعض بشأن خدمات مثل Microsoft Teams محل الاجتماع الشخصي، وغيّر بشكل جذري كيفية إنجاز الشركات لعملها.
حتى أن Microsoft فكرت في بناء مقاييس لمراقبة كيفية سير الأعمال التجارية عبر الإنترنت. من شأن أحد التحديثات المقترحة أن تجعل Microsoft Teams تتحقق من مظهر الحاضرين بالملل وتقديم المشورة للمنظمين حول كيفية جعل اجتماعاتهم أفضل.
ومع ذلك، أصبحت الاجتماعات المتتالية عبر الإنترنت هي القاعدة الجديدة. وكما أوضحت Microsoft في المقالة أعلاه، فإن القيام بذلك يتسبب في شعور الحاضرين بمزيد من التوتر وفقدان التركيز. لهذا السبب يدفع عملاق البرمجيات لإضافة فترات راحة إلزامية للاجتماعات عبر الإنترنت.
جعل العمل عن بعد أقل إجهادًا
أظهرت دراسات Microsoft أن الذهاب إلى اجتماعات متتالية يؤدي إلى خسائر ذهنية هائلة على الحاضرين. الآن، يمكن للمؤسسات تحديد أوقات الراحة الإلزامية بعد الاجتماعات للسماح للموظفين بالتعافي والاستعداد للاجتماعات التالية.
هل تعلم أن هذه الحالة العقلية المعينة لها اسم غير رسمي؟ يطلق عليه "Zoom fatigue"، ويمكنك التغلب عليه بأخذ فترات راحة وإخفاء كاميرا الويب الخاصة بك بين الحين والآخر.
