Microsoft Outlook هو عميل البريد الإلكتروني المفضل لدى الجميع. إنه سهل الاستخدام، مع الكثير من ميزات تحسين الإنتاجية المستخدمة بانتظام في إعداد المؤسسة. غالبًا ما تقوم بتنفيذ إجراءات بشكل متكرر على مدار اليوم في Outlook.
لحسن الحظ، قامت Microsoft بتضمين ميزة أنيقة لتعزيز الإنتاجية تسمى Quick Steps للمساعدة في أتمتة سلسلة من الخطوات. تابع القراءة بينما نخبرك عن ماهية الخطوات السريعة وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها لزيادة إنتاجيتك في Outlook.
لحسن الحظ، قامت Microsoft بتضمين ميزة أنيقة لتعزيز الإنتاجية تسمى Quick Steps للمساعدة في أتمتة سلسلة من الخطوات. تابع القراءة بينما نخبرك عن ماهية الخطوات السريعة وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها لزيادة إنتاجيتك في Outlook.
ما هي الخطوات السريعة في Microsoft Outlook؟
الخطوات السريعة (Quick Steps) هي ميزة إنتاجية سهلة الاستخدام ومتوفرة في Outlook 2013 وما بعده. يجعل من الممكن أتمتة سلسلة من الإجراءات المتكررة المتعددة بسرعة. تتمتع أتمتة هذه المهام بفائدة إضافية تتمثل في تسهيل إدارة العديد من صناديق البريد في وقت واحد، مع توفير كميات ثمينة من الوقت يوميًا.
يمكنك استخدام "الخطوات السريعة" لسيناريوهات مختلفة. قد تؤدي حالة الاستخدام اليومي إلى نقل بريد إلكتروني تلقائيًا إلى مجلد معين مع إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني في نفس الوقت إلى زميل ووضع علامة عليها باعتبارها مهمة بنقرة واحدة فقط.
بشكل افتراضي، يوفر لك Microsoft Outlook بعض الإجراءات السريعة الشائعة الاستخدام. يمكنك استخدامها كما هي أو تخصيص الخطوات السريعة الافتراضية وفقًا لاحتياجاتك. إذا لم يكن ذلك كافيًا، يمكنك إنشاء "خطوة سريعة" مخصصة لتحسين سير عملك الروتيني.
استخدام الخطوات السريعة الافتراضية في برنامج Microsoft Outlook
في Microsoft Outlook، يمكنك استخدام الخطوات السريعة الافتراضية بسهولة أثناء التنقل. هناك أربع خطوات سريعة محددة مسبقًا في Outlook (كجزء من Office 365): الانتقال إلى والمدير والبريد الإلكتروني للفريق والرد والحذف.
سيتعين عليك تكوينها باستخدام عناوين البريد الإلكتروني الصحيحة للمستلمين والمجلدات المفضلة قبل أن تتمكن من استخدامها لأول مرة. لاستخدام الانتقال إلى الخطوة السريعة، اتبع الخطوات التالية:
1- من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية Home"، انقر فوق "نقل إلى Move to" من قسم "الخطوات السريعة Quick Steps".
2- في مربع حوار الإعداد لأول مرة، اختر المجلد الذي تريد نقل رسائل البريد الإلكتروني إليه وأعد تسمية الخطوة السريعة إذا لزم الأمر.
3- انقر فوق حفظ (Save)، وستكون جاهزًا لنقل رسائل البريد الإلكتروني بسرعة.
4- حدد البريد الإلكتروني الذي تريد نقله إلى مجلد آخر وانقر فوق الخطوة السريعة المحفوظة من علامة التبويب الصفحة الرئيسية. سيقوم Outlook بنقل البريد الإلكتروني مباشرة إلى المجلد الذي تم تكوينه.
يمكنك تكوين "الخطوات السريعة" الافتراضية الأخرى بطريقة مماثلة. قد تكون مهتمًا أيضًا بتعلم كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
كيفية إنشاء خطوة سريعة مخصصة في Microsoft Outlook
إذا وجدت أن "الخطوات السريعة" الافتراضية غير قادرة على ملاءمة سير عملك، فيمكنك بسهولة إنشاء "خطوة سريعة" مخصصة. يمكن أن يكون مجرد إجراء بسيط، مثل حذف بريد إلكتروني أو إعادة توجيهه، أو سلسلة من الإجراءات، مثل إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى زميل في العمل ثم نقله إلى مجلد مخصص.
بمجرد الإعداد، يمكنك أتمتة هذه المهام الصارمة بنقرة واحدة فقط. في هذا المثال، سننشئ خطوة سريعة مخصصة في Microsoft Outlook والتي:
- ينقل بريدًا إلكترونيًا إلى مجلد مختلف
- تعليم البريد الإلكتروني كغير مقروء
- إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى زميل في العمل
- وضع إشارات على البريد الإلكتروني على أنه مهم
إليك كيفية إعداده:
1- حدد الخيار "إنشاء جديد Create New" من مجموعة علامات التبويب "الخطوات السريعة" ضمن الصفحة الرئيسية.
2- أدخل اسمًا لخطوتك السريعة تحت حقل الاسم (سنقوم بتسميته عرضًا توضيحيًا).
3- من القائمة المنسدلة ضمن قسم الإجراءات، أولاً، حدد نقل إلى المجلد وسوف تختار المجلد الوجهة.
4- انقر فوق الزر Add Action وحدد Mark as unread.
5- مرة أخرى، انقر فوق إضافة إجراء لإعداد إعادة توجيه البريد الإلكتروني واختر إعادة توجيه.
6- في الحقل إلى…، أدخل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إعادة توجيه البريد الإلكتروني إليه، أو اختر واحدًا من دفتر العناوين الخاص بك.
4- أخيرًا، سنضغط على Add Action لتضمين حالة العلم.
5- اختياريًا، يمكنك أيضًا إعداد مفتاح اختصار من القائمة المنسدلة.
بمجرد أن تكون جاهزًا، انقر فوق "إنهاء".
6- يمكنك استخدام الخطوة السريعة المخصصة الخاصة بك من قسم الخطوات السريعة أو مفتاح الاختصار الذي تم تكوينه.
Microsoft Outlook منتج أكثر من أي وقت مضى
الخطوات السريعة في Microsoft Outlook هي شهادة على سمعة Outlook كعميل بريد إلكتروني احترافي يجعل العمل الروتيني أمرًا سهلاً. إذا كنت تفكر يومًا في التبديل من Microsoft Outlook، فقد تفاجأ بسرور بميزات عملاء البريد الإلكتروني الآخرين.
