كيفية مقارنة ملفين Excel

هل تحتاج إلى مقارنة ملفين من ملفات Microsoft Excel؟ فيما يلي طريقتان سهلتان للقيام بذلك.

هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى أخذ مستند Excel واحد ومقارنته بآخر. قد تكون هذه مهمة تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من التركيز، ولكن هناك طرقًا تجعلها أسهل على نفسك.

سواء كنت تحتاج فقط إلى إلقاء نظرة فاحصة يدويًا، أو تريد أن يقوم Excel ببعض الأعمال الثقيلة نيابةً عنك، فإليك طريقتان مباشرتان لمقارنة أوراق متعددة.

كيفية مقارنة ملفات Excel
يُسهل Excel على المستخدمين وضع نسختين من المستند على الشاشة في وقت واحد، من أجل تحديد الاختلافات بينهما بسرعة:

- أولاً، افتح المصنفات التي تريد مقارنتها.
- انتقل إلى عرض View> نافذة Window> عرض جنبًا إلى جنب View Side by Side.

مقارنة ملفات Excel بالعين
للبدء، افتح Excel وأي مصنفات تريد مقارنتها. يمكننا استخدام نفس الأسلوب لمقارنة الأوراق الموجودة في نفس المستند أو ملفات مختلفة تمامًا.

إذا كانت هناك أكثر من ورقة واحدة تأتي من نفس المصنف، فستحتاج إلى فصلها مسبقًا. للقيام بذلك، انتقل إلى View> Window> New Window.

لن يؤدي هذا إلى فصل الأوراق الفردية بشكل دائم، بل يفتح ببساطة نسخة جديدة من المستند.

بعد ذلك، توجه إلى علامة التبويب عرض View وابحث عن عرض جنبًا إلى جنب View Side by Side في قسم النافذة Window.

ستدرج هذه القائمة جميع جداول البيانات المفتوحة حاليًا. إذا كان لديك اثنان فقط مفتوحان، فسيتم تحديدهما تلقائيًا.

حدد اختيارك وانقر فوق موافق OK. سترى كلا جدولي البيانات يظهران على الشاشة.

إذا كان الأمر أكثر ملاءمة، يمكنك استخدام الزر "ترتيب الكل Arrange All" للتبديل بين التكوين الرأسي والأفقي.

أحد الخيارات المهمة التي يجب أن تكون على دراية بها هو تبديل التمرير المتزامن Synchronous Scrolling.

سيضمن تشغيل هذا أنه عند التمرير في إحدى النوافذ، ستتحرك الأخرى بشكل متزامن. يعد هذا ضروريًا إذا كنت تعمل باستخدام جدول بيانات كبير وتريد الاستمرار في التحقق من أحدهما مقابل الآخر. إذا أصبحت الصفحتان غير محاذيتين لأي سبب من الأسباب، فما عليك سوى النقر فوق "إعادة تعيين موضع النافذة Reset Window Position".

 
مقارنة ملفات Excel باستخدام التنسيق الشرطي
في كثير من الحالات، قد تكون أفضل طريقة لمقارنة جدولي بيانات هي ببساطة عرضهما على الشاشة في وقت واحد. ومع ذلك، من الممكن أتمتة العملية إلى حد ما.

باستخدام التنسيق الشرطي conditional formatting، يمكننا جعل Excel يتحقق من أي اختلافات بين ورقتين. يمكن أن يوفر هذا الكثير من الوقت إذا كان كل ما تحتاج إلى العثور عليه هو الاختلافات بين إصدار وآخر.

بالنسبة لهذه الطريقة، سنحتاج إلى التأكد من أن الورقتين اللتين نعمل بهما جزء من نفس المصنف. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم الورقة التي تريد نقلها وحدد نقل أو نسخ Move or Copy.

هنا، يمكنك استخدام القائمة المنسدلة لتحديد المستند الذي سيتم إدراجه فيه.

حدد كل الخلايا التي يتم ملؤها في الورقة حيث تريد تمييز أي اختلافات. هناك طريقة سريعة للقيام بذلك عن طريق النقر فوق الخلية الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى ثم استخدام الاختصار Ctrl + Shift + End.

انتقل إلى الصفحة الرئيسية Home> الأنماط Styles> التنسيق الشرطي Conditional Formatting> قاعدة جديدة New Rule.

حدد استخدام صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها Use a formula to determine which cells to format وأدخل ما يلي:

=A1<>sheet_name!A1

 

فقط تذكر أن تقوم بإخراج "sheet_name" مهما كان اسم الورقة الأخرى. كل ما تفعله هذه الصيغة هو التحقق من عدم تطابق خلية في ورقة واحدة تمامًا مع الخلية المقابلة في الورقة الأخرى، ووضع علامة على كل حالة.

بعد ذلك، انقر فوق تنسيق واختر كيف تريد تمييز أي تناقضات. لقد ذهبت لتعبئة حمراء قياسية. بعد ذلك، انقر فوق "موافق OK".

أعلاه، يمكنك رؤية النتائج. تم تمييز أي خلايا تحتوي على تغيير باللون الأحمر، مما يجعل مقارنة الورقتين أمرًا سريعًا وسهلاً.

 
دع Excel يقوم بالعمل الشاق
توضح التقنية أعلاه إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها السماح لبرنامج Excel بمعالجة بعض الأعمال الشاقة. حتى إذا كنت تولي اهتمامًا وثيقًا، فهناك احتمال أن يفوتك تغيير إذا كنت ستقوم بهذه المهمة يدويًا. بفضل التنسيق الشرطي، يمكنك التأكد من عدم تسلل أي شيء عبر الشبكة.

يعتبر Excel جيدًا في الوظائف الرتيبة والموجهة نحو التفاصيل. بمجرد فهمك لقدراته، يمكنك غالبًا توفير بعض الوقت والجهد باستخدام تقنية مثل التنسيق الشرطي وقليلًا من البراعة.