أتمتة سير العمل Workflow automation، وتسمى أيضًا أتمتة البيانات data automation، هي الكلمة الطنانة الجديدة في صناعة التكنولوجيا، ولكن ما هي حقًا؟ ببساطة، تعني أتمتة سير العمل إدخال المعلومات إلى النظام، وبدء المهام لمعالجة البيانات، وتوجيهها إلى الأشخاص المناسبين. تتم هذه العملية باستخدام المنطق القائم على القواعد، وبشكل مثالي مع القليل من التدخل البشري الضروري.
بالنسبة لبعض الأشخاص، قد يكون عالم الأتمتة والذكاء الاصطناعي artificial intelligence ساحقًا أو حتى يؤدي إلى مخاوف تتعلق بالأمن الوظيفي. في الواقع، يمكن أن تكون الأتمتة والذكاء الاصطناعي رفقاء عمل مكملين لمعظم الوظائف، مما يساعد البشر على أداء وظائفهم بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
أحد الأمثلة على أتمتة سير العمل هو الطريقة التي تتم بها معالجة معظم الفواتير. العملية اليدوية النموذجية مملة وتستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. تتضمن هذه العملية عادةً تلقي بريد إلكتروني، وإعادة توجيهه إلى قسم الفواتير، وتعيينه إلى شخص يقوم بعد ذلك بكتابة المعلومات المهمة في فاتورة مستحقة الدفع. ثم يتم إرسال هذه المعلومات إلى شخص ما لأخذ البنود وإجراء جرد للتأكد من صحة المعلومات. في كل مرة تتضمن هذه العملية شخصًا آخر، تكون هناك فرصة أكبر لوقوع خطأ بشري وبالتأكيد يتم إضافة المزيد من الوقت إلى العملية.
هذا هو السبب في أن الأتمتة، خاصة فيما يتعلق بوثائق مثل الفواتير، يمكن أن تكون مفيدة بشكل كبير للمؤسسات من حيث التمويل والكفاءة والدقة. ومع ذلك، هناك طرق مختلفة لأتمتة سير العمل والتي لها مزايا مختلفة للمؤسسات المختلفة، والقرار المستنير بين الاثنين أمر بالغ الأهمية.
هناك نوعان من أتمتة سير العمل- أتمتة العمليات الذكية و RPA Robotic Process Automation (أتمتة العمليات الروبوتية). قد تكون البيانات التي يعالجها هذان النوعان من الأتمتة منظمة أو غير منظمة. يمكن لتقنية RPA معالجة البيانات المنظمة فقط، أي البيانات التي تحتوي على تسميات أو رؤوس، وتبقى في نفس الجزء من الصفحة في كل مرة. يمكن لأتمتة سير العمل الذكية، وهي ذكاء اصطناعي حقيقي، معالجة البيانات غير المهيكلة واستخراجها وتصنيفها دون رؤية المستند من قبل.
في مثال الفواتير: باستخدام تقنية RPA، ستتلقى الشركة بريدًا إلكترونيًا وتقوم بمسحها ضوئيًا وتدريب البرنامج على تلك الفاتورة المحددة. يعمل هذا بشكل جيد عندما يحتوي المستند على بيانات منظمة، مع نفس المعلومات في نفس المكان، وبه تصنيفات أو رؤوس أنيقة، ولا يتغير مقدار المسافة في العناصر.
مع أتمتة سير العمل الذكية (IWA) Intelligent Workflow Automation، بمجرد أن تتعلم نوعًا واحدًا من الفاتورة، يمكنها الآن قراءة أي نوع من الفواتير، واستخراج المعلومات وتصنيفها، مثل معلومات حساب الدافع والمدفوع لأمره، ومعرفة أيهما. مع كل مستند جديد، فهو لا يعالج البيانات ويجعلها منطقية فحسب، بل يتعلم ويدرب نفسه على فهم المستند التالي بشكل أسرع وبدقة أكبر، في كل مرة. يعد هذا أمرًا حيويًا للمؤسسة لتوفير الوقت وتقليل معدلات الخطأ، حيث أن 85% من البيانات غير منظمة.
يقدم كل من RPA و IWA مزايا للمنظمات. من حيث القدرة، تفوز أتمتة سير العمل الذكية، ولكن من حيث تكلفة بدء التشغيل والصيانة، يمكن أن توفر تقنية RPA حلاً قويًا.
هناك بضع خطوات لتنفيذ الأتمتة في البنية التحتية لأعمالك، وهي تختلف قليلاً اعتمادًا على الأهداف الفردية والصناعات والقدرات التكنولوجية.
أولاً، حدد المهمة المطروحة: بينما قد تتطلع شركة مبيعات صغيرة إلى أتمتة فاتورة معيارية منظمة، قد تحتاج المستشفى إلى معالجة مجموعة متنوعة من المستندات الديناميكية وبيانات السجلات الصحية الإلكترونية. اعتمادًا على مدى تعقيد البيانات وحساسية المعلومات المنقولة والخطوات المتضمنة في كل مهمة، يمكن للمرء تحديد RPA أو IWA كخيار التشغيل الآلي المفضل. مع المهام المعقدة، يمكن لـ IWA الذهاب إلى أبعد من إكمال التنقيح، أو استخراج البيانات والتحقق من صحتها، وهي ضرورية في الطب والحكومة والقانون.
ثانيًا، حدد "مزود الخدمة" الخاص بك: هل ستقوم بتعيين مطور بدوام كامل؟ سوف تتعامل مع شركة؟ هل ستنفذ حلاً مطورًا مسبقًا؟ هذه كلها خيارات قوية تختلف في القيمة بين الميزانية، ومرة أخرى، مدى تعقيد المهمة المطروحة.
بعد ذلك، انطلق: يتطلب الحصول على الأتمتة الصحيحة الكثير من الضبط الدقيق، لذلك عندما تتدحرج الكرة، تأكد من الانتباه. يكمن جمال التكنولوجيا في قدرتها على التعلم المستمر وتحسين نفسها، ولكن الكثير من هذه القدرة على التعلم يعتمد على قدرة الفريق البشري على إطعامه بمعلومات ذكية.
حدثت حالة استخدام محددة لتنفيذ أتمتة سير العمل مع مجمع بيانات رعاية صحية كبير. أرسلت أنظمة المستشفيات مجمّع البيانات مئات الآلاف من مستندات الرعاية الصحية غير المهيكلة ديناميكيًا كل يوم، والتي كانت بحاجة بعد ذلك إلى التصنيف، واستخراج البيانات وتعبئتها في نظام السجلات الصحية الإلكترونية لكل عميل. تضمن سير العمل إرسال المستندات إلى الخارج، لتتم قراءتها يدويًا وتصنيفها وكتابتها في جدول بيانات Excel. استغرقت هذه العملية ما يصل إلى 48 ساعة لإكمالها في كل مرة، وكان متوسط معدل الخطأ فيها 10-30%، إلى جانب المخاطر الأمنية المحتملة وانتهاكات HIPAA.
كانت مئات الآلاف من المستندات المرسلة جميعها غير منظمة ديناميكيًا، لذلك ذهب مجمع بيانات الرعاية الصحية مع IWA بدلاً من RPA لسير العمل الآلي الخاص به. كانت IWA الآن تكمل نفس سير العمل في أقل من ثانية. تم الآن استخراج نقاط البيانات من جميع أنواع المستندات غير المهيكلة، مثل الوصفات الطبية، والتصوير بالرنين المغناطيسي، وتقارير الأورام. تعد IWA أقل تكلفة بنسبة 70% من إرسال نفس المستندات إلى الخارج لتصنيفها يدويًا، كما أنها توفر 50% من الميزانية التشغيلية. تتم الآن معالجة 73% من المستندات باستخدام IWA ولا تحتاج إلى تدخل بشري على الإطلاق. تم تقليل معدل الخطأ إلى 0.03% فقط، ويمكن لـ IWA معالجة المستندات التي لم يسبق لها مثيل من قبل.
باختصار، الأتمتة هي أكثر من مجرد كلمة طنانة. إنها فرصة لزيادة الإيرادات وتحسين الأداء والدقة واستخدام القوة التكنولوجية الهائلة للسماح للعاملين من البشر بزيادة إمكاناتهم إلى أقصى حد خارج مهام البيانات المتكررة والمستهلكة للوقت. في عام 2022، أصبحت الأتمتة في متناول الشركات والمؤسسات من جميع الأحجام، مما يتيح فرصًا لتحقيق الكفاءة والأرباح التي لم تكن متاحة من قبل. الأعمال التجارية التي تعمل بالأتمتة هي شركة لها ميزة- ولم يفت الأوان بعد للبدء.
بالنسبة لبعض الأشخاص، قد يكون عالم الأتمتة والذكاء الاصطناعي artificial intelligence ساحقًا أو حتى يؤدي إلى مخاوف تتعلق بالأمن الوظيفي. في الواقع، يمكن أن تكون الأتمتة والذكاء الاصطناعي رفقاء عمل مكملين لمعظم الوظائف، مما يساعد البشر على أداء وظائفهم بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
أحد الأمثلة على أتمتة سير العمل هو الطريقة التي تتم بها معالجة معظم الفواتير. العملية اليدوية النموذجية مملة وتستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. تتضمن هذه العملية عادةً تلقي بريد إلكتروني، وإعادة توجيهه إلى قسم الفواتير، وتعيينه إلى شخص يقوم بعد ذلك بكتابة المعلومات المهمة في فاتورة مستحقة الدفع. ثم يتم إرسال هذه المعلومات إلى شخص ما لأخذ البنود وإجراء جرد للتأكد من صحة المعلومات. في كل مرة تتضمن هذه العملية شخصًا آخر، تكون هناك فرصة أكبر لوقوع خطأ بشري وبالتأكيد يتم إضافة المزيد من الوقت إلى العملية.
هذا هو السبب في أن الأتمتة، خاصة فيما يتعلق بوثائق مثل الفواتير، يمكن أن تكون مفيدة بشكل كبير للمؤسسات من حيث التمويل والكفاءة والدقة. ومع ذلك، هناك طرق مختلفة لأتمتة سير العمل والتي لها مزايا مختلفة للمؤسسات المختلفة، والقرار المستنير بين الاثنين أمر بالغ الأهمية.
هناك نوعان من أتمتة سير العمل- أتمتة العمليات الذكية و RPA Robotic Process Automation (أتمتة العمليات الروبوتية). قد تكون البيانات التي يعالجها هذان النوعان من الأتمتة منظمة أو غير منظمة. يمكن لتقنية RPA معالجة البيانات المنظمة فقط، أي البيانات التي تحتوي على تسميات أو رؤوس، وتبقى في نفس الجزء من الصفحة في كل مرة. يمكن لأتمتة سير العمل الذكية، وهي ذكاء اصطناعي حقيقي، معالجة البيانات غير المهيكلة واستخراجها وتصنيفها دون رؤية المستند من قبل.
في مثال الفواتير: باستخدام تقنية RPA، ستتلقى الشركة بريدًا إلكترونيًا وتقوم بمسحها ضوئيًا وتدريب البرنامج على تلك الفاتورة المحددة. يعمل هذا بشكل جيد عندما يحتوي المستند على بيانات منظمة، مع نفس المعلومات في نفس المكان، وبه تصنيفات أو رؤوس أنيقة، ولا يتغير مقدار المسافة في العناصر.
مع أتمتة سير العمل الذكية (IWA) Intelligent Workflow Automation، بمجرد أن تتعلم نوعًا واحدًا من الفاتورة، يمكنها الآن قراءة أي نوع من الفواتير، واستخراج المعلومات وتصنيفها، مثل معلومات حساب الدافع والمدفوع لأمره، ومعرفة أيهما. مع كل مستند جديد، فهو لا يعالج البيانات ويجعلها منطقية فحسب، بل يتعلم ويدرب نفسه على فهم المستند التالي بشكل أسرع وبدقة أكبر، في كل مرة. يعد هذا أمرًا حيويًا للمؤسسة لتوفير الوقت وتقليل معدلات الخطأ، حيث أن 85% من البيانات غير منظمة.
يقدم كل من RPA و IWA مزايا للمنظمات. من حيث القدرة، تفوز أتمتة سير العمل الذكية، ولكن من حيث تكلفة بدء التشغيل والصيانة، يمكن أن توفر تقنية RPA حلاً قويًا.
هناك بضع خطوات لتنفيذ الأتمتة في البنية التحتية لأعمالك، وهي تختلف قليلاً اعتمادًا على الأهداف الفردية والصناعات والقدرات التكنولوجية.
أولاً، حدد المهمة المطروحة: بينما قد تتطلع شركة مبيعات صغيرة إلى أتمتة فاتورة معيارية منظمة، قد تحتاج المستشفى إلى معالجة مجموعة متنوعة من المستندات الديناميكية وبيانات السجلات الصحية الإلكترونية. اعتمادًا على مدى تعقيد البيانات وحساسية المعلومات المنقولة والخطوات المتضمنة في كل مهمة، يمكن للمرء تحديد RPA أو IWA كخيار التشغيل الآلي المفضل. مع المهام المعقدة، يمكن لـ IWA الذهاب إلى أبعد من إكمال التنقيح، أو استخراج البيانات والتحقق من صحتها، وهي ضرورية في الطب والحكومة والقانون.
ثانيًا، حدد "مزود الخدمة" الخاص بك: هل ستقوم بتعيين مطور بدوام كامل؟ سوف تتعامل مع شركة؟ هل ستنفذ حلاً مطورًا مسبقًا؟ هذه كلها خيارات قوية تختلف في القيمة بين الميزانية، ومرة أخرى، مدى تعقيد المهمة المطروحة.
بعد ذلك، انطلق: يتطلب الحصول على الأتمتة الصحيحة الكثير من الضبط الدقيق، لذلك عندما تتدحرج الكرة، تأكد من الانتباه. يكمن جمال التكنولوجيا في قدرتها على التعلم المستمر وتحسين نفسها، ولكن الكثير من هذه القدرة على التعلم يعتمد على قدرة الفريق البشري على إطعامه بمعلومات ذكية.
حدثت حالة استخدام محددة لتنفيذ أتمتة سير العمل مع مجمع بيانات رعاية صحية كبير. أرسلت أنظمة المستشفيات مجمّع البيانات مئات الآلاف من مستندات الرعاية الصحية غير المهيكلة ديناميكيًا كل يوم، والتي كانت بحاجة بعد ذلك إلى التصنيف، واستخراج البيانات وتعبئتها في نظام السجلات الصحية الإلكترونية لكل عميل. تضمن سير العمل إرسال المستندات إلى الخارج، لتتم قراءتها يدويًا وتصنيفها وكتابتها في جدول بيانات Excel. استغرقت هذه العملية ما يصل إلى 48 ساعة لإكمالها في كل مرة، وكان متوسط معدل الخطأ فيها 10-30%، إلى جانب المخاطر الأمنية المحتملة وانتهاكات HIPAA.
كانت مئات الآلاف من المستندات المرسلة جميعها غير منظمة ديناميكيًا، لذلك ذهب مجمع بيانات الرعاية الصحية مع IWA بدلاً من RPA لسير العمل الآلي الخاص به. كانت IWA الآن تكمل نفس سير العمل في أقل من ثانية. تم الآن استخراج نقاط البيانات من جميع أنواع المستندات غير المهيكلة، مثل الوصفات الطبية، والتصوير بالرنين المغناطيسي، وتقارير الأورام. تعد IWA أقل تكلفة بنسبة 70% من إرسال نفس المستندات إلى الخارج لتصنيفها يدويًا، كما أنها توفر 50% من الميزانية التشغيلية. تتم الآن معالجة 73% من المستندات باستخدام IWA ولا تحتاج إلى تدخل بشري على الإطلاق. تم تقليل معدل الخطأ إلى 0.03% فقط، ويمكن لـ IWA معالجة المستندات التي لم يسبق لها مثيل من قبل.
باختصار، الأتمتة هي أكثر من مجرد كلمة طنانة. إنها فرصة لزيادة الإيرادات وتحسين الأداء والدقة واستخدام القوة التكنولوجية الهائلة للسماح للعاملين من البشر بزيادة إمكاناتهم إلى أقصى حد خارج مهام البيانات المتكررة والمستهلكة للوقت. في عام 2022، أصبحت الأتمتة في متناول الشركات والمؤسسات من جميع الأحجام، مما يتيح فرصًا لتحقيق الكفاءة والأرباح التي لم تكن متاحة من قبل. الأعمال التجارية التي تعمل بالأتمتة هي شركة لها ميزة- ولم يفت الأوان بعد للبدء.
